Införandestöd
införandestöd
Vi ger stöd i hela införandet
För att kunna skapa en mer hållbar arbetsmiljö med mer välmående personal måste vi våga göra förändringar. Men införandet av nya system eller metoder kan vara påfrestande på verksamheten. Det kan saknas tid eller resurser för att få ett fullt lyckat resultat. Det finns idag för många projekt och system i offentlig ägo som inte nyttjas utan bara är en kostnad. Det vill vi ändra på med Digitala Samtal.
Vårt införandestöd syftar till att genomföra en bred förbättring av arbetsmiljön för att just skapa en mer hållbar situation för kommunens medarbetare inom Omsorg, IFO och Elevhälsa.
Projektet genomförs vanligtvis under 3 månaders tid med möjlighet till förlängning. Efter denna tid anses organisationen vara så pass mogen att den kan fortsätta arbetet själv. Införandet kommer att ske genom ett aktivt arbete, där våra konsulter tar ansvaret för ledning av genomförandet.
Syftet är att integrera Digitala Samtal i verksamheten genom att skapa förutsättningar för ett mer hållbart arbetssätt inom Socialtjänst och omsorg.
Projektet
Så fungerar införandestödet
Uppstart
Under uppstarten kommer vi att gå igenom verksamhetens mål och justera dem mot de grundläggande mål som finns i projektet.
Vi kommer här att ha ett möte med verksamhetschefer för att förankra projektet i ledningen.
Vi kommer sedan att gemensamt tillsammans med dessa, en utvald grupp av användare samt eventuellt andra representanter fån verksamheten sätta de första målen för förändringsarbetet.
Våra konsulter dokumenterar dessa mål och anpassar processer samt verktyg för att passa för denna bilden.
Vi sätter även upp verktyg för att representationer för organisationen, så som utvecklingsansvarig eller verksamhetschefer, får tillgång till lämpliga statistikverktyg.
Uppstartsmötet hålls vanligtvis på plats.
Införande
Efter uppstarten följer en period med löpande uppföljningsmöten. Inför varje möte gör våra konsulter en sammanställning av utfallet.
Vi samlar även ihop eventuella händelser eller problem som har uppkommit under perioden. Inför varje möte hålls även ett möte med ansvariga för att samla information om den övergripande påverkan.
Mötena är till för att fånga upp tankar från användare för att kunna anpassa och strömlinjeforma processerna. Men även att fånga upp eventuella hinder som finns för att transformationen skall gå smidigt. Det kan tillexempel vara tillgänglighet på en resurs eller omsättning på personal.
Målet med mötet är att sätta nya mål för den kommande perioden och göra justeringar i verktyget och arbetsprocessen för att nå bättre resultat. Vid varje möte kommer även användandet inom organisationen att öka, förutsatt att inga större hinder upptäcks som göra att man behöver vänta till nästkommande avstämning.
Metodförändringar och utfall dokumenteras av våra konsulter för att kunna fortsätta det systematiska arbetet.
Uppföljningsmöten hålls var 14:e dag och hålls vanligtvis digitalt. Tidsåtgången för detta är 1-2h per tillfälle.
Mellan dessa möten håller våra konsulter en regelbunden kontakt med de användare som är aktiva i tjänsten. Dessa kontakter syftar dels till att ge support i rena användarfrågor, men ännu mer till att förankra och tydliggöra nytta i arbetssättet.
Denna process fortlöper under hela projekttiden.
Överlämning
I den sista fasen kommer våra konsulter att sammanställa den process och modell som skall komma att gälla för personalen.
En slutrapport kommer att visa på de resultat som uppnåtts och hur förändringen har påverkat verksamheten och skapat en mer hållbar arbetsplats.
Så blev uppföljningen
Några röster efter ett slutfört införandestöd
Så här blev svaren på frågan:
Hur upplever du att videokonsultaiton hjälper dig och avlastar ditt arbete efter arbetet med införandestödet?
Tidsbesparing vid konsultation (Inte körtid)
Minskar min körtid och min overhead
Blir mer tillgänglig för brukaren
Uppföljning och dokumentation
Vi mäter och utvärderar genom hela projektet
Dokumentation av metoder och arbetssätt
Under hela projektet kommer de metoder och arbetssätt som implementera dokumenteras i såväl processform som instruktioner. Detta för att kunna genomföra en konsekvent utveckling och breddning av projektet inom organisationen. De dokumenterande metoderna blir då möjliga att utveckla och anpassa över tiden då det ger ett systematiskt arbetssätt.
Metoderna och arbetssätten implementeras efter hand i det digitala stödet.
Utvärdering av metoder och arbetssätt
Under projektet kommer det att varannan vecka hållas ett utvärderings och kvalitetsmöte. Detta sker med referensgrupperna samt våra konsulter. Syftet är att under hela projektfasen mäta utfall och resultat av de olika insatserna som implementerats i verksamheten.
Genom denna utvärdering blir det möjligt att skapa ett hållbart arbetssätt som kan fungera och utvecklas över tiden. Arbetet omfattar såväl direkta mätbara resultat, som tidsbesparingar eller miljöpåverkan, men även mjuka faktorer som upplevt välmående och hinder i organisation eller befintliga processer.
Utvärderingen görs och dokumenteras av Digitala Samtal i samverkan med utvecklingsledare och enhetschefer.
Aktiv mätning av effektmål
Som en del i uppföljningen kommer digitala verktyg som finns inbyggda i det digitala verktyget att användas. Dessa möter i realtid de nyttoeffekter och effektmål som satts upp inom projektet. Det finns i verktyget ett antal färdiga mätningar som även kan byggas ut med mål som anpassas under projektets gång.
Alla mätningar kan följas och utvärderas direkt i Statistikmodulen i det digitala verktyget. Det kan till exempel vara mål för genomförda digitala konsultationer, insparad tid och sträcka på grund av inställda körningar eller resultat om effekt/utfall av samtalet.
