Hur fungerar säkra videosamtal
Digitala Samtals tjänst för säkra videosamtal är en integrerad del i vårt verktyg. Men hur fungerar säkra videosamtal i vår tjänst? Det är enkelt att starta ett samtal med en brukare, resurs eller kollega. Man kan även lägga till upp till fem deltagare i samtalet. Det kan till exempel vara en förälder, tolk eller barnen vid ett samtal för säker hemgång för en senior.
Allt du behöver är Digitala Samtals grundsystem och tillägget för säkra videosamtal för socialförvaltning och äldreomsorg.
Grundplattformen
Oavsett om du bara använder våra säkra videosamtal eller det kompletta samtalsstödet så används Digitala Samtals grundplattform i botten. Denna hanterar saker som säkerhet, autentisering, användare (personal) och brukare.
Grundplattformen håller även den verksamhetsstruktur ni väljer att sätta upp internt. Det innebär i korthet att ni kan sätta upp flera enheter och knyta såväl användare som brukare till dessa. En enhet kan till exempel vara familjehem eller ett särskilt boende.
Säkerhet och autentisering
Grundplattformen är en molnbaserad tjänst som driftas säkert i Sverige och uppfyller alla regulatoriska krav som ställs av regelverk som GDPR och OSL. Detta för att ni skall slippa fundera på regelefterlevnad och lagkrav. Grundtjänsten uppfyller SKR KLASSA 222 men kan även utökas till SKR KLASSA 333, beroende på önskemål.
Autentisering kan ske på flera olika sätt beroende på möjligheter och önskemål från er. Enklaste formen av autentisering sker med säkra lösenord eller tvåfaktorsautentisering. Vill man arbeta med en högre säkerhetsklassning kopplas tjänsten upp mot kommunens SAML2 tjänst. Då kan kommunen själv sätta vilken nivå av säkerhet och vilka autentiseringsmetoder som skall användas.
Användare och brukare
Era användare, eller medarbetare, kan antingen importeras från era system eller hanteras direkt i verktyget av en systemförvaltare. Varje användare kan tillhöra en eller flera enheter med olika roller. Detta gör att tillexempel en person i äldreomsorgen kan tillhöra både ett hemtjänstteam och vara en del i ett särskilt boende.
Slutligen hanterar även grundplattformen alla brukare, vi kallar dem för det som ett samlingsbegrepp men det handlar om alla barn, unga eller äldre.
På samma sätt som användarna så kan en brukare tillhöra en eller flera enheter. Det gör att ni har möjlighet att dela information och funktioner för en brukare mellan olika enheter. Om man tillexempel har en brukare som är kopplad till både familjehem, LSS och kanske elevhälsan kommer alla dessa enkelt kunna ha videosamtal med brukaren, var för sig eller tillsammans. Har man samtalsstödet aktiverat blir det också enkelt att dela information. Brukaren får en ingång och behöver inte upprepa sig eller känna att man hamnar mellan stolarna. En viktig del som harmoniserar väl med SIP (Samordnad individuell plan) och BBIC / IBIC.
Det är enkelt att få hjälp att importera brukarna. Efter det kan handläggare och användare som har rättighet själva hantera nya brukare eller ändra i befintliga brukare i tjänsten.
Hur fungerar säkra videosamtal för användaren
Ovanpå grundplattformen kan man sedan aktivera stödet för säkra videosamtal och samtalsstöd. Dessa tjänster kan användas separat eller tillsammans för bästa resultat.
Som användare kommer du in och får en lista över de brukare som du är kopplade till.
För att starta ett säkert videosamtal med brukaren öppnar du brukarens profil, det vi kallar för brukarkortet. För att starta ett videosamtal är det sedan bara att klicka på ikonen för videosamtal. Brukaren kommer då få en notifiering via SMS eller e-post om att ett samtal väntar.
Hur fungerar säkra videosamtal för brukaren
Som brukare behöver du bara ha en dator, surfplatta eller mobiltelefon med en modern webbläsare för att kunna starta samtalet. Det gör det enkelt och säkert då ingen extra hårdvara eller särskilda appar behövs.
I grundutförande får användaren en engångskod som används för att koppla upp sig. Sedan måste handläggaren, eller den som ringer upp, släppa in den som ringer för en extra säkerhet. Ovanpå detta finns det även ett icke digitalt tvåvägslösen för brukare och handläggare som ger ett nytt lager av säkerhet. Detta kan även användas vid vanliga telefonsamtal eller möten och fungerar även på yngre som inte kan identifiera sig digitalt.
Vill man använda e-legitimation för verifiering av brukaren finns även det som en möjlighet via Bank-id eller Freja eID.
Hur fungerar säkra videosamtal för flera deltagare
På brukarkortet finns grundläggande information om brukaren. Det finns även en sektion där man kan samla de resurser, eller kontakter, som är en del av brukarens kontaktnät. Det kan tillexempel vara en biologisk förälder till ett familjehemsplacerat barn, ett barn till en äldre eller kanske en skolsköterska. Dessa kan enkelt kopplas in i samtalet via ett enkelt klick. Samma gäller andra medarbetare och resurser som exempelvis en tolk eller en sjuksköterska.
I varje samtal kan upp till fem deltagare medverka samtidigt. Det är användaren som styr samtalet och som bestämmer vilka som skall vara med. Personerna som ansluter behöver identifiera sig. Det görs olika beroende på om de är användare i systemet eller externa resurser.
Anpassat för socialtjänst och äldreomsorg
Digitala Samtals säkra videosamtal är anpassat för det arbetssätt och krav som finns inom socialtjänsten och äldreomsorgen. Varje användare har sin egen kanal och kan när som helst starta ett videosamtal. Detta då det är viktigt att kunna planera sin dag och sina samtal utan att behöva dela på ett gemensamt mötesrum. Det finns heller inga begränsningar i hur många samtal som görs. Den enda begränsning som finns är att man max kan vara fem samtidiga användare. Med detta kan man hantera de flesta typer av samtal som sker med eller om en brukare.
Det går även att starta ett säkert videosamtal med bara en kopplad resurs eller en kollega som är kopplade till brukaren. Detta görs även det inifrån brukarkortet.
Minimalt med funktioner för maximal säkerhet
För att kunna uppfylla OSL sker även en logging av varje samtal i brukarens historik. Loggen visar vem som startat samtalet, hur länge det varade och vilka eventuella resurser som kopplades in. Ni kan själva välja om eller hur länge denna informationen skall vara tillgänglig innan gallring. Men det ger en ovärderlig överblick över hur kontakten skett med brukaren om det skulle komma upp till diskussion.
Att kunna chatta under ett videosamtal kan vara lockande. Men det är också en av de största källorna till läckage av individuppgifter. Enligt SKR:s riktlinjer för säkra videosamtal bör man inte använda chatten för att kommunicera med brukaren. I Digitala Samtals säkra videomöten har vi valt att gå ett steg längre och helt enkelt ta bort funktionen för chatt i videosamtalet. Genom att göra så tar vi bort ännu en källa till informationsläckage.
Krypterat och säkerhet
Alla samtal är krypterade mellan den som deltar och servern. Varje deltagare har en egen krypterad ström som sedan kodas om i servern innan den går ut igen. Om ett samtal sker mellan bara två parter och båda använder sig av Chrome som webbläsare är samtalet till och med krypterat end-to-end.
När videosamtalet är slut stängs kanalen. Ingen kan efteråt använda den för att sätta upp ett nytt samtal. Det är lätt att glömma detta när man använder en videotjänst och det innebär att man kan få allvarliga läckage av känslig individdata. Många har erfarenhet att det flera dagar efter plingar till i chatten för ett videomöte man varit inbjuden till.
Få ut mer tillsammans med samtalsstöd
Om man använder Digitala Samtals samtalsstöd tillsammans med det säkra videosamtalet får man ännu mer fördelar. Då är det till exempel möjligt att under pågående samtal göra en KASAM tillsammans, eller dokumentera i brukarens livsbok.
Det säkra videosamtalet är helt integrerar i verktyget och det är enkelt att använda tillsammans med samtalsstödet. Det ger givetvis ännu fler möjligheter att arbeta med brukarens välmående så effektivt det bara går.
Vill du vera mer om säkra videosamtal
Klicka på knappen för att boka ett online-möte med oss så berättar vi mer om hur Digitala Samtal kan hjälpa din verksamhet.
Läs mer om säkra och regulatoriska videomöten och videosamtal för socialtjänst och äldreförvaltning
Är du intresserad av att veta mer om hur de regulatoriska kraven är kring videomöten och videosamtal är du givetvis välkommen att kontakta oss. Här har vi även samlat lite viktig information för er som idag använder tjänster som är driftade utanför Sverige eller ESS.
SKR:s sida med rekommendationer angående digitala möten inom socialtjänsten
Datainspektionens svar angående GDPR och regelefterlevnad vid användande av videosamtal