Vi får många frågor om AI-transkribering i socialtjänsten. Vi förstår det. Nyttan kan bli stor. Samtidigt är juridiken inte färdig. IMY har nu startat ett vägledningsarbete med Kalmar kommun i sin regulatoriska sandlåda för att hjälpa socialtjänsten att använda AI “på ett säkert sätt”. Vi välkomnar det – och väntar som vanligt in tydliga spelregler innan vi implementerar detta. Så ni som kommun fortsatt kan vara trygga att de funktioner vi har uppfyller de lagrum som krävs. Något som är viktigt för att kunna breddinföra.
Varför kommer frågan om AI-transkribering i socialtjänsten just nu?
Dokumentation tar tid. AI-stöd kan skriva ut samtal och föreslå text. Det kan minska administration och frigöra tid för mötet. Kalmar beskriver just detta som målbild: att tillsammans med IMY hitta lösningar för att “spela in, transkribera och sammanfatta samtal” – och samtidigt klargöra juridiken. Resultatet ska bli en offentlig rapport som fler kan använda. Det är en bra, transparent väg framåt.
Vad som fortfarande är oklart
Vi pekar ut fyra frågor som måste sitta innan skala:
• Rättslig grund och sekretess. Vilken grund stödjer inspelning och automatisk utskrift? Hur säkrar vi sekretess när biträden och moln är inblandade? IMY lyfter de här frågorna.
• Behandlingsplats och överföring. Var behandlas uppgifterna? Finns risk för tredjelandsöverföring? Vi behöver EU-förankrade lösningar – på riktigt.
• Kvalitet och ansvar. AI kan missa nyanser. Människa-i-loopen måste vara norm. Handläggaren äger anteckningen – alltid. (Det bekräftas också i tidiga pilotupplägg.)
• Spårbarhet i ledningssystemet. Vem godkände vad och när? Hur loggar vi beslut? Det måste gå att följa upp i efterhand.
Vår linje – compliance först, skarpt läge sedan
Vi vill att ni ska kunna använda våra verktyg tryggt, i linjen och över tid. Därför inför vi inte AI-transkribering innan IMY:s vägledning, och SKR/Socialstyrelsen ger en tydlig riktning. Vi bygger hellre rätt en gång än snabbt två gånger.
Vi förbereder – så att vi kan gå vidare med att anpassa funktioner när det lyser grönt
Under tiden förbereder vi tre spår:
- EU-förankrad behandling. Arkitektur och avtal som säkrar att data behandlas inom EU, med tydliga biträdesavtal och utan onödiga överföringar.
- Människa-i-loopen som standard. All AI-text kräver aktivt godkännande. Vi loggar vem som godkänner, när och vad – spårbart mot ledningssystem och egenkontroll.
- Dataminimering och gallring. Så lite ljud/text som möjligt, så kort tid som möjligt. Tydliga gallringsregler och undvik lagring “för säkerhets skull”.
Låt oss prata om nyttan med AI-transkribering i socialtjänsten – den är stor
Vi ser tre tydliga vinster när delarna ovan är på plats:
• Mer tid för mötet. Mindre antecknande, mer fokus på människor. Både kommuner som Kalmar och Nacka lyfter att socialsekreterare kan slippa dubbelbemanning i vissa ärenden när anteckningar inte behöver föras samtidigt. Det frigör timmar.
• Högre kvalitet och jämnhet. Samma struktur, färre missade detaljer. AI kan ge ett första utkast. Handläggaren granskar, justerar och godkänner.
• Bättre arbetsmiljö. Mindre efterarbete. Färre sena kvällar för att skriva av samtal. Vi mäter effekten i tre fält: individ, personal och ekonomi.
En kort not om Nacka
Nacka beskriver hur realtidstranskribering ger stöd och tre textförslag efter mötet, där handläggaren sedan godkänner. Det visar potentialen – men också vikten av ansvar och mänsklig kontroll.
Vad ni kan göra nu – utan AI i drift
• Kartlägg samtalsflöden. Var uppstår störst dokumentationsbörda? När krävs ordagrann text, när räcker struktur?
• Sätt ansvar och roller. Vem godkänner text? Vem följer upp?
• Gör en DPIA i förväg. Lista risker, skydd och avgränsningar. Ni står redo när IMY:s rapport kommer.
• Träna arbetssättet. Kör människa-i-loopen idag med mallar och checkrutor. Kvaliteten stiger redan där – utan AI.
Vår slutsats rörande AI-transkribering i socialtjänsten
AI-transkribering i socialtjänsten kan spara tid och höja kvaliteten. Men vägen måste vara trygg och rättssäker. IMY:s arbete med Kalmar adresserar juridiken, metoden och ansvarsfördelningen – med en offentlig rapport som många kan luta sig mot. Vi väntar därför in vägledningen. Samtidigt förbereder vi för ett säkert, skalbart införande när lampan lyser grönt.
Vill du veta mer?
Kontakta gärna vår compliancy-general Peter om du vill veta mer eller diskutera om det juridiska inom detta eller andra delar inom våra områden Digital Socialtjänst, Digital Hemtjänst, Digitalt Boendestöd eller Digital Hemvård