Systematisk uppföljning handlar i grunden om att veta var man är och vart man vill och snabbt kunna reagera på avvikelser under resan. För det behöver man ha verktyg som hjälper till att visa vart man befinner sig. I denna artikel beskriver vi hur Digitala Samtal hjälper dig arbeta med systematisk uppföljning. Men även vad ett systematiskt arbetssätt innebär och hur man kopplar detta mot Socialstyrelsens rekommendationer.
Systematisk uppföljning är egentligen ganska enkel. I teorin i alla fall. Det handlar om att man mäter ett utgångsvärde eller ett tillstånd. Sedan använder man samma verktyg för att titta på en förflyttning. Om man har rört sig i rätt riktning behöver man inte göra något, annars får man korrigera kursen för att komma rätt.
Detta låter enkelt, men för att lyckas så finns det många faktorer man behöver ta hänsyn till. Och ibland behöver man även ta till andra verktyg för att kunna navigera mellan systematiska avstämningar av huvudmålet. Och ibland kan det vara viktigt att byta verktyg för att det man använder är för detaljerat.
I vilket fall som helst är det viktigt att det verktyg man använder alltid ger samma utfall. Jag måste kunna jämföra det jag gjorde i januari med det jag gör i november, annars blir det omöjligt att arbeta med systematik. Det är därför det är så viktigt att de metoder och verktyg man använder är evidensbaserade. På så sätt kan man garantera ett utfall.
Hjälp att uppfylla krav och förväntningar
Inom Socialtjänsten och äldreomsorgen har det under de senare åren blivit allt viktigare att arbeta systematiskt. Nya metoder och verktyg har gjort det enklare att samla in och följa utvecklingen av en insats eller en aktivitet. Socialstyrelsen uppmanar även verksamheterna till att arbeta med systematisk uppföljning. Man syftar då vanligtvis på att systematisk uppföljning skall vara en del av att dels följa individens utveckling men även använda systematisk uppföljning för att förbättra och utveckla verksamheten.
Med ett systematiskt arbetssätt blir det lättare för verksamheten att uppfylla krav och förväntningar. Det handlar till exempel om:
- uppfylla kvalitetsparagraferna i socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen samt lagen om stöd och service (3 kap. 3 § SoL, 31 § HSL samt 6 § LSS)
- säkra verksamhetens kvalitet i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) och Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2014:5)
- skapa och anpassa dokumentation till nationella kvalitetsregister och andra nationella register som används för att för att jämföra kvalitet, t.ex. öppna jämförelser
- ge goda underlag till ledning och nämnder för beslut om resurser och insatser
- skapa beprövad erfarenhet som utgångspunkt för värdering av nya metoder och bedömningsmetoder, baserade på det egna arbetet och dess resultat.
Process för systematisk uppföljning
Att arbeta systematiskt kräver att man följer en process. Det är inte ovanligt att denna består av flera underprocesser. Vilka hanterar olika steg för att nå målet. Den övergripande processen för systematiskt arbete inom socialtjänst och äldreomsorg är beskriven av socialstyrelsen och består av sex steg:
- Planera systematiskt uppföljning
- Beskriva situationen före insats
- Systematiskt beskriva situationen under insats
- Beskriva situationen efter insats
- Sammanställa uppgifterna
- Analysera resultaten
Vid en första överblick verkar denna processmodell enkel och rätt fram. Men det finns utmaningar i detta. Inte minst om man har en verksamhet där man är på väga att införa ett systematiskt arbetssätt. I Socialstyrelsens skrift “Systematisk uppföljning” identifierar man själv till exempel utmaningen i punkterna 2-4. Faktiskt så pass att man anser att dessa kan vara valbara. Detta beror mycket på att man saknar bra verktyg, som Digitala Samtal, för att leda och samla in dessa. Men ur ett processmässigt systematiskt perspektiv är det dessa steg som är de viktigaste för att kunna nå målet.
Att inte gå igenom alla steg i processen är som att bestämma vart man vill gå. Sedan blundar man och tittar inte vilket håll man står när man börja gå. Man tittar inte upp för att kontrollera en riktning under tiden man går. Och när man är framme kontrollerar man inte vart man har hamnat. Men det är inte alltid så enkelt om det saknas verktyg som kan hjälpa och tala om vart man befinner sig.
Att arbeta med systematisk uppföljning i Digitala Samtal
Med Digitala Samtal gör vi det däremot enkelt att arbeta systematiskt. Detta genom att använda evidensbaserade skattningsverktyg och samtalsstöd. Verktygen hjälper handläggaren att samla in och göra relevanta bedömningar. Men verktyget tar även in erfarenhet och kunskap och adderar erfarenhet från medarbetarna.
I följande stycke tittar vi på hur man arbetar systematiskt med en aktivitet i Digitala Samtal. Detta för att visa lite mer hur verktyget fungerar och vilket stöd det ger för systematisk uppföljning kopplat till Socialstyrelsens process. I exempel följer vi en insats för familjehemsplacering.
Planera systematisk uppföljning i Digitala Samtal
En systematisk process i Digitala Samtal börjar med att en handläggare startar eller väljer en aktivitet. Det kan till exempel vara en placering i ett familjehem. Då alla dessa aktiviteter är tidsatta och i många fall även kopplade till lagstadgade tidsramar kan systemet själv skapa en plan för systematisk uppföljning. Planen är kopplad mot Socialstyrelsens process och guidar användaren med lämpliga verktyg.
Beskriva situationen före insats
När planeringssteget är genomfört startar arbetet med att skapa en bild av nuläget. Användaren kan nu genomföra de skattningar och analyser som är kopplade till det inledande steget. Att arbeta med en fast uppsättning av samtalsstöd och metoder ger här även fördelen att man skapar en mer jämlik bedömning mellan handläggare.
När alla verktyg är färdiga har man fått en bra bild över hur ingångsläget är. Helt enligt processmodellen.
Verktyget kommer sedan att flagga för de uppföljningar som skall ske under insatsen. Systemet väljer dessa baserade på händelse eller typ av insats. Även förändringar eller resultat av skattningar påverkar vad systemet visar.
Beskriva situationen under insats
Insatsen och de verktyg som är kopplade till denna styr hur ofta systemet rekommenderar att uppföljning skall ske. Användaren har en överblick över förändringar och utveckling under hela insatsen. Verktyget visar utvecklingen och förändringen över tid mellan skattningar. På så sätt blir det lätt att få en indikation av kursen och agera. Genom att arbeta med de rekommenderade verktygen får man ett bra och effektivt systematiskt arbete.
Beskriva situationen efter insats
Nästa steg i informationsinsamlingen sker när insatsen eller aktiviteten är avslutad. Användaren får hjälp med verktyg och skattningar. När dessa är utförda får man en bra systematisk bild över insatsen. Det är enkelt att följa både de övergripande målen med brukarens välmående men även gå in i detaljer genom att studera olika skattningar.
Användaren får en enkel vy där det är lätt att följa utvecklingen och förändringen. Genom att arbeta systematiskt med fasta evidensbaserade verktyg är det enklare att skapa en erfarenhetsbaserad verksamhet. En enhetlig modell gör att handläggare och personal kan utbyta erfarenheter lättare. Eller underlätta för att ge stöd i olika ärenden då man har en ram att prata utifrån.
Sammanställa uppgifterna
Eftersom alla uppgifter är samlade i Digitala Verktyg blir det lätt att sammanställa dessa. Digitala Samtal har ett inbyggt rapportstöd som gör det möjligt att direkt ta fram ett underlag kopplat till Socialstyrelsens processmodell. Underlaget blir en viktig del i utvärderingen av såväl insatsen för användaren som för verksamhetens kvalitetsarbete.
Analysera resultaten.
För att hjälpa användaren eller gruppen i analysen av resultatet har Digitala Samtal ett verktyg för beslutsstöd. Beslutsstödet tittar på data och jämför med olika evidensbaserade resultat för att hjälpa och ge stöd. Men det är alltid användaren som är den viktigaste för att göra en analys och tolkning av utfallet och det systematiska arbetet.
Därför kommer systemet att ge möjlighet att dokumentera utfallet. I vissa fall kan användaren justera aktiviteterna baserat på utfallet. Det gör att man får ett aktivt förbättringsarbete baserat på det systematiska arbetet.
Länkad systematisk uppföljning
En insats, som en placering i ett familjehem, som löper över längre tid innehåller ofta flera systematiska processer. I fallet med en placering är tillexempel socialtjänsten, enligt 6 kap. 8 § första stycket SoL eller 13 § första stycket LVU, skyldiga att minst en gång var sjätte månad genomföra ett nytt övervägande. En systematisk process kommer i detta fallet att gälla mellan varje övervägandeperiod.
I det fall det sker en förlängning kommer systemet automatiskt att skapa en ny process enligt ovan. Processerna är ihoplänkade så ingångsvärdena i denna är resultatet av den tidigare processen.
Sammanfattning
Sammantaget ger Digitala Samtal användaren och verksamheten ett mycket bra stöd i det systematiska arbetet. Man skapar förutsättningar för att även arbeta systematiskt med kvalitetsförbättring i såväl vården för individen som i verksamheten. Enkla gemensamma verktyg gör det lätt för personal att komma igång. Och ger även ett nytt sätt för personal och verksamhet att kunna jämföra, stödja och utveckla både sig själv och sina kollegor.
Vill du veta mer om systematisk uppföljning?
Tveka inte att kontakta oss om du vill veta mer om hur man arbetar systematiskt i Digitala Samtal. Eller om ni behöver generellt stöd i ett systematisk uppföljning. Vi erbjuder även utbildningar i detta.
Enklast är att boka ett online-möte direkt med vår processutvecklare.